Arquitetura Corporativa: Salas de Foco e Áreas de Transição

Ambientes de trabalho abertos são cada vez mais comuns. Empresas optam por este tipo de layout, impulsionadas pela necessidade de interação e colaboração entre usuários e pela economia de custos imobiliários e de implantação. O espaço passa a ser um ativo valioso e expressar a cultura de uma organização e o progresso de suas ambições.

As empresas precisam de espaços abertos e interativos para incentivar a colaboração. Mas como lidar com interrupções de privacidade e com distrações acústicas e visuais em um escritório aberto? Surgem as salas de foco ou “quiet rooms”.

Salas de foco possibilitam mais privacidade, em certos momentos da rotina de trabalho, como atender a um telefonema particular ou ter uma conversa confidencial de trabalho. Também, é uma alternativa para atendimento a um visitante, sem ocupar as disputadas salas de reunião.

As necessidades de trabalho variam durante o dia. Por exemplo podemos começar respondendo e-mails, fazendo algumas chamadas telefônicas, preparando uma reunião. Mas pode chegar um momento em que o foco é essencial, é preciso cumprir uma tarefa de modo eficiente e livre de distrações.

As salas de foco podem e devem ser agrupadas com outras salas fechadas, sendo bastante úteis quando próximas a salas de reunião. Devem ser equipadas com mobiliário e tecnologia adequadas e divisórias envidraçadas, fornecendo pistas visuais para disponibilidade e inibindo o uso indevido e abusivo.

Podem variar de dimensão e mobiliário, de acordo com a cultura da empresa. Desde uma pequena sala com mesa e cadeiras até uma minúscula cabine telefônica. Em 2006, a “quiet room” projetada para a Statoil tinha dimensões generosas, pouca tecnologia e uma estante para expor artesanato brasileiro. Ao longo dos anos as salas de foco ficaram menores, sobre pressão de custos do metro quadrado, mas ganharam em tecnologia.

Também estão disponíveis no mercado diversas alternativas de sofás e cabines que criam espaços de proteção visual e acústica.

Em visita a Orgatec 2016, observamos grande quantidade e variedade de cabines telefônicas – “phone booth”. É um recurso atraente e prático, dentro de um ambiente de escritório aberto, onde os colaboradores podem ter privacidade para fazer chamadas telefônicas. Flexível, pode ser reposicionada rápida e facilmente.

A inclusão de salas de foco em um projeto sinaliza que a empresa entende e respeita a necessidade de trabalhar de forma diferente em determinado momento. Um espaço direcionado para foco profundo e pensamento estratégico.

Observando o funcionamento de um escritório, é possível perceber que antes e depois de uma reunião de trabalho, colaboradores formam grupos de conversa próximo da sala de reunião. A inclusão de áreas de transição nas proximidades é um bom recurso. Permite que os colaboradores possam ter um pequeno encontro de preparação antes e de fechamento da reunião após seu término.

Em projeto recente de implantação de um escritório de 23.000 m² para abrigar cerca de 2.000 colaboradores, passamos pela experiência de redução da quantidade e dimensões das salas gerenciais, aumentando a densidade por pavimento. A inclusão de salas de foco e áreas de transição foi estratégica para incentivar interação e colaboração e garantir momentos de privacidade e foco.